نکته‌های نگهداری پایگاه دانش
کیفیت پاسخ‌های مستند از کیفیت اسناد می‌آید. چند قاعده که بیشترین اثر را دارند:
- فقط نسخه معتبر: از هر سند یک نسخه نگه دارید؛ نسخه جدید جایگزین قبلی شود.
- تفکیک موضوعی: چند پایگاه دانش متمرکز («آیین‌نامه‌ها»، «مستندات محصول») بهتر از یک انبار بزرگ است — کنترل اشتراک‌گذاری هم ساده‌تر می‌شود.
- نام و ساختار روشن: نام فایل معنادار و تیترهای داخل سند مرتب، پاسخ‌ها را دقیق‌تر می‌کند.
- متن واقعی: فایل‌های متنی بهترین نتیجه را می‌دهند؛ از اسکن تصویری کم‌کیفیت انتظار زیادی نداشته باشید.
- مالک و بازبینی دوره‌ای: یک نفر مسئول هر پایگاه باشد و در بازه مشخص (مثلاً فصلی) اسناد منقضی را حذف یا تازه کند.
- آزمون پنج‌سؤاله: بعد از هر به‌روزرسانی، پنج سؤال واقعی بپرسید و پاسخ را با سند مقایسه کنید.